Det er 3:00 på mandag ettermiddag, og du går langsomt i vei til innboks null. Tross alt: du har et møte kl 16, så du har ikke tid til å få noe mer enn det som gjøres uansett. Klokka 3:30 bestemmer du - skru det - det er på tide for dagens fjerde kaffe.
Høres kjent ut? I så fall bør du ta hensyn til følgende forskning, publisert i Journal of Consumer Research, som forklarer hvorfor kommende avtaler gjør oss ubrukelige ved å organisere vår tid.
Tenk på det: Hvor mange møter går du til hver uke? Selv om det ikke er noe du kan gjøre med all den tiden bortkastet i de faktiske møtene, kan planlegging av dem om morgenen virkelig forbedre din totale produktivitet, fordi vi oppfatter tiden annerledes når det kommer før en oppgave eller en avtale.
Hvordan kom de til denne konklusjonen? En rekke studier viste at folk er lazier og mindre effektive når de har en avtale som kommer opp.
"Vi regner med at noe kan komme opp, kanskje vi trenger litt ekstra tid, selv når det ikke er nødvendig å gjøre det. Som et resultat gjør vi mindre med tilgjengelig tid, sier Selin Malkoc, medforfatter av studien.
Resultatene ble samlet inn via en onlineundersøkelse av 198 personer der Malkoc og hennes kolleger ba deltakerne å vurdere, både subjektivt og objektivt, hvor lang tid de måtte lese en bok innen en time. For å teste teorien ble halvdelen av gruppen fortalt at de hadde en venn som dro på ved slutten av timen, mens den andre halvparten ble fortalt at de ikke hadde noen planer.
De som "hadde en venn som kommer" ga seg ti minutter mindre lesetid på deres subjektive vurdering av tiden. Samtidig i virkeligheten ble resultatene holdt oppe: over en gruppe mennesker bedt om å velge mellom to betalte studier - en 30-minutters studie som betalte $ 2,50 og en 45-minutters studie som betalte $ 5, deltakerne som hadde kommende avtaler en time etterpå starten på en av studiene var betydelig større sannsynlighet for å velge halvtidsversjonen, selv om det var god tid til å gjøre den senere avtale enten.
Dette indikerer om du ønsker å jobbe effektivt, det lønner seg å få avtaler ut av veien tidlig, slik at de ikke spiller i tankene dine hele dagen.
Et annet forsøk viste at vi ikke blir så mye ferdige når vi har noe truende over oss. Av 158 studenter som hadde fått en kommende laboppgave, ga de som fikk fem minutter ledig tid og vedvarende påminnet om forpliktelsen som ble oppnådd mindre i de fem minuttene enn de som bare ble fortalt at de hadde fem minutter ledig tid. "
"Du føler ikke at du kan få så mye gjort når du har en oppgave å komme opp snart," sa Malkoc. "Tiden virker kortere."
"Vi føler at hvis vi har et møte om to timer, bør vi ikke jobbe med noen store prosjekter. Så vi kan tilbringe tid bare å svare på e-post eller gjøre ting som ikke er så produktive. "Det er derfor på dager med møter vi føler at vi har oppnådd så lite, sier Malkoc.
I lys av dette funnet, bør du prøve å stable dine møter sammen, sier hun. Eller enda bedre: Planlegg dem alle om morgenen. Hun anbefaler også å ta et sekund å se på hvor mye tid du har mellom dem - som du sikkert kan få mye mer gjort enn du først mistenker.